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La utilización de las herramientas informáticas en la empresa siempre ha sido motivo de un eterno debate. Si nos remontamos unos cuantos años atrás, menos de los que podamos pensar, vemos que era indispensable que la empresa contara con una persona encargada de la infraestructura tecnológica de la empresa. Esto todavía sucede en grandes empresas donde existe personal específico dedicado al buen mantenimiento de los elementos informáticos. Su función consistía o consiste en aplicar un conocimiento que era totalmente ajeno al resto de los empleados. Sin embargo, hoy día, el papel de la informática dentro de la empresa está cambiando. No importa tanto el soporte y sí el cómo usarlo. Esto sucede porque la informática y el uso de ordenadores se ha extendido de manera que ya casi cualquiera es capaz de manejar la máquina correctamente. Por eso, está cobrando importancia el hecho de aprovechar las mejoras que se aportan por parte del software para sacar el máximo provecho y rendimiento.
Uno de los grandes adelantos aportados al mundo de la gestión de proyectos ha venido, como no podía ser de otra manera, gracias a Internet. Poder intercambiar información a tiempo real se ha convertido en lo que es sin duda el mayor adelanto para la empresa moderna. El primer exponente claro de esta variación es sin duda el correo electrónico. Hoy día sería impensable una empresa donde no pueda trabajarse con email.
Sin embargo, nos encontramos en un punto mucho más avanzado. El correo electrónico no es suficiente y buena parte de la culpa la tiene Google con sus aplicaciones y soluciones para la empresa. Soluciones conocidas como Google Apps y que son recomendables. Expliquemos qué es exactamente.
La capacidad de almacenamiento que da Internet hace que las empresas estén dando un paso hacia trasladar la información de los discos duros de las oficinas a lo que ha pasado a conocerse como “la nube”. Las ventajas son evidentes, la información está accesible desde cualquier punto del mundo, en todo momento y con una simple conexión a Internet. No existe la posibilidad de que el disco duro se corrompa y perdamos trabajo. Podemos trabajar al mismo momento en el mismo documento aunque no estemos en el mismo lugar físico. Podemos consultar nuestra agenda desde un teléfono móvil, aunque no tengamos nuestro ordenador delante y además esta información estará siempre actualizada. Esto es en definitiva lo que aporta Google Apps, un mejor, más seguro y completo acceso a la información necesaria para que la empresa funcione.
Correo electrónico: Gmail es sin duda uno de los puntos fuentes de Google, al punto que lo han utilizado como base para crear su red social, Google Buzz. Permite una capacidad de almacenamiento increible y una organización sufiente mediante etiquetas. Su mayor ventaja es tener los mails accesibles en todo momento, desde cualquier máquina y desde cualquier lugar.
Documentos: Crear documentos compartidos, con sistema de revisiones e imperdibles.
Calendario: Calendarios compartidos para los miembros de la empresa. Pudiendo gestionar mejor las citas y sabiendo cómo está la agenda de los compañeros.
Documentación: Sites nos ofrece la posibilidad de tener la documentación de la empresa ordenada y actualizada en todo momento.
Y mucho más… Estas son sólo algunas de las incontables herramientas que nos aporta Google.
Por eso, teniendo en cuenta las ventajas mencionadas, creemos que utilizar Google Apps en la empresa es una solución adecuada, segura, más económica (sí, también más barata) y sobre todo adaptada a nuestros días y los ritmos de trabajo que necesita una empresa.
La empresa del futuro tendrá la información accesible y no perderá tiempo en gestiones innecesarias para su correcto almacenaje. Google nos aporta el futuro con sus aplicaciones.
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